Τι είναι ένα σύστημα POS και πώς λειτουργεί

Ένα σημείο πώλησης (POS) σύστημα είναι το νευρικό κέντρο για την επεξεργασία των συναλλαγών σε κάθε επιχείρηση. Είτε ο πελάτης σας ολοκληρώνει μια αγορά σε έναν φυσικό πάγκο, είτε παραγγέλνει μέσω διαδικτύου, είτε ακόμη και αγοράζει απευθείας από μια κινητή συσκευή, το POS αποτελεί την τεχνολογική βάση που σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε και να ολοκληρώνετε αυτές τις πωλήσεις.

Οι μηχανισμοί πίσω από ένα σύστημα POS

Ένα σύγχρονο POS σύστημα ενσωματώνει υλικό και λογισμικό για να επιτρέπει στις επιχειρήσεις να επεξεργάζονται απρόσκοπτα τις πληρωμές, να παρακολουθούν τα αποθέματα και να διαχειρίζονται τα δεδομένα των πελατών. Έχει εξελιχθεί σημαντικά από την παραδοσιακή ταμειακή μηχανή, δίνοντας στους εμπόρους την ευελιξία να λειτουργούν σχεδόν από οποιαδήποτε τοποθεσία - είτε πρόκειται για κατάστημα, είτε για ηλεκτρονική πλατφόρμα, είτε για κινητό περιβάλλον.

Πώς λειτουργεί ένα σύστημα POS σε πραγματικό χρόνο;

Στην ουσία, ένα POS λειτουργίες του συστήματος καθοδηγώντας τη διαδικασία συναλλαγής από την επιλογή προϊόντος έως την έγκριση πληρωμής. Ακολουθεί μια βήμα προς βήμα ανάλυση του τρόπου λειτουργίας:

1. Επιλογή προϊόντος: Είτε σε ένα κατάστημα είτε στο διαδίκτυο, ο πελάτης επιλέγει ένα προϊόν. Σε ένα φυσικό κατάστημα, ένας πωλητής μπορεί να σαρώσει το γραμμωτό κώδικα του προϊόντος για να αντλήσει λεπτομέρειες, ενώ σε ένα περιβάλλον ηλεκτρονικού εμπορίου, το σύστημα ανακτά αυτόματα αυτές τις πληροφορίες από το ψηφιακό καλάθι.

2. Υπολογισμός τιμής & ενημέρωση αποθεμάτων: Το σύστημα υπολογίζει την τελική τιμή, ενσωματώνοντας τυχόν φόρους όπως ο GST, και προσαρμόζει την απογραφή ώστε να αντικατοπτρίζει ότι το είδος έχει πωληθεί.

3. Επεξεργασία πληρωμών: Μόλις υπολογιστεί το συνολικό ποσό, ο πελάτης προχωρά στην πληρωμή. Αυτή μπορεί να περιλαμβάνει μετρητά, πληρωμές με κάρτα (χρεωστική ή πιστωτική), πληρωμές μέσω κινητού τηλεφώνου, πόντους επιβράβευσης ή ακόμη και δωροκάρτες. Το σύστημα επικοινωνεί με το χρηματοπιστωτικό ίδρυμα του πελάτη για την πιστοποίηση της πληρωμής.

4. Οριστικοποίηση της πώλησης: Μετά την επιτυχή πληρωμή, η συναλλαγή οριστικοποιείται. Δημιουργείται μια απόδειξη -είτε εκτυπωμένη είτε αποστέλλεται ψηφιακά- που σηματοδοτεί την ολοκλήρωση της πώλησης και το προϊόν παραδίδεται ή αποστέλλεται στον πελάτη.

Βασικά στοιχεία υλικού και λογισμικού POS

Οι τύποι υλικού και λογισμικού σε ένα POS συστήματος εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τη φύση της επιχείρησης. Για παράδειγμα, μια διαδικτυακή επιχείρηση μπορεί να βασίζεται αποκλειστικά σε λογισμικό, ενώ τα καταστήματα με κεραμικά χρειάζονται τόσο υλικό όσο και λογισμικό για την αποτελεσματική διαχείριση των πληρωμών και της απογραφής.

Βασικά χαρακτηριστικά λογισμικού POS

Επεξεργασία πληρωμών: Στον πυρήνα της, κάθε POS το σύστημα πρέπει να χειρίζεται την επεξεργασία των πληρωμών. Θα πρέπει να υποστηρίζει πολλαπλές μεθόδους πληρωμής, από τις παραδοσιακές συναλλαγές με μετρητά έως τις προηγμένες ανέπαφες επιλογές, όπως τα πορτοφόλια κινητών τηλεφώνων.

Διαχείριση αποθεμάτων: Τα συστήματα POS ενσωματώνουν πλέον προηγμένα χαρακτηριστικά διαχείρισης αποθεμάτων. Αυτό περιλαμβάνει ενημερώσεις σε πραγματικό χρόνο για τα επίπεδα αποθέματος, ειδοποιήσεις όταν τα είδη εξαντλούνται, ακόμη και αυτοματοποιημένες λειτουργίες αναπαραγγελίας για δημοφιλή προϊόντα.

Αναφορά πωλήσεων: Η λήψη αποφάσεων βάσει δεδομένων είναι ζωτικής σημασίας για τις σύγχρονες επιχειρήσεις. A POS σύστημα μπορεί να παράγει ολοκληρωμένες αναφορές σχετικά με τις τάσεις των πωλήσεων, τις επιδόσεις των προϊόντων και τα έσοδα, επιτρέποντας στις επιχειρήσεις να προσαρμόζουν ανάλογα τις στρατηγικές τους.

Διαχείριση εργαζομένων: Ένα βασικό χαρακτηριστικό για τις επιχειρήσεις με προσωπικό, τα συστήματα POS μπορούν να παρακολουθούν τις ώρες εργασίας των εργαζομένων, τις μετρήσεις απόδοσης και ακόμη και να ελέγχουν τα επίπεδα πρόσβασης για διαφορετικούς ρόλους εντός της επιχείρησης.

Διαχείριση πελατειακών σχέσεων (CRM): Σύγχρονη POS συστήματα συχνά περιλαμβάνουν δυνατότητες CRM, οι οποίες επιτρέπουν στις επιχειρήσεις να παρακολουθούν το ιστορικό των αγορών των πελατών, να εξατομικεύουν τις προσπάθειες μάρκετινγκ και να βελτιώνουν την εξυπηρέτηση των πελατών.

Οφέλη ενός καλά ενσωματωμένου συστήματος POS

Ένα καλά ρυθμισμένο σύστημα POS δεν επιταχύνει απλώς τις συναλλαγές, αλλά διαδραματίζει αναπόσπαστο ρόλο στη διαχείριση της επιχείρησης. Με τον εξορθολογισμό των λειτουργιών από τις πωλήσεις έως τον έλεγχο των αποθεμάτων και τη διαχείριση του προσωπικού, ένα POS σύστημα επιτρέπει στις επιχειρήσεις να επικεντρωθούν στην ανάπτυξη και την ικανοποίηση των πελατών.

Με επιλογές όπως φιλικές προς τα κινητά και διαχείριση δεδομένων μέσω cloud, τα συστήματα POS παρέχουν απαράμιλλη ευελιξία, ιδίως για τις επιχειρήσεις που επιθυμούν να επεκταθούν ή να λειτουργήσουν σε πολλαπλές πλατφόρμες.

Συμπέρασμα

Η εξέλιξη της POS συστήματα από παραδοσιακές ταμειακές μηχανές σε δυναμικά, πολυλειτουργικά εργαλεία έχει μεταμορφώσει τον τρόπο λειτουργίας των επιχειρήσεων. Με την ενσωμάτωση λογισμικού και υλικού προσαρμοσμένου στις συγκεκριμένες ανάγκες σας, ένα σύστημα POS όχι μόνο απλοποιεί τις συναλλαγές, αλλά ενισχύει κάθε πτυχή της διαχείρισης της επιχείρησης - από την παρακολούθηση των αποθεμάτων έως τη δημιουργία σχέσεων με τους πελάτες.

ΣΥΧΝΈΣ ΕΡΩΤΉΣΕΙΣ

Ερ: Ποιο είναι το κύριο πλεονέκτημα της χρήσης ενός συστήματος POS έναντι μιας παραδοσιακής ταμειακής μηχανής;
Α: Σύγχρονο POS συστήματα παρέχουν μια ολοκληρωμένη πλατφόρμα για τη διαχείριση των πωλήσεων, των αποθεμάτων, των πληρωμών και των δεδομένων των πελατών με ενιαίο τρόπο. Αυτό το επίπεδο ολοκλήρωσης υπερβαίνει κατά πολύ τις δυνατότητες μιας απλής ταμειακής μηχανής.

Ε: Μπορούν τα συστήματα POS να λειτουργήσουν εκτός σύνδεσης;
Α: Πολλά συστήματα POS που βασίζονται στο cloud προσφέρουν λειτουργίες εκτός σύνδεσης. Οι συναλλαγές μπορούν να διεκπεραιωθούν και στη συνέχεια να συγχρονιστούν μόλις αποκατασταθεί η σύνδεση στο διαδίκτυο.

Ερ: Ποιοι τύποι επιχειρήσεων επωφελούνται περισσότερο από τα συστήματα POS;
Α: Κάθε επιχείρηση που διεκπεραιώνει πολλαπλές συναλλαγές, είτε στο κατάστημα είτε στο διαδίκτυο, επωφελείται από ένα σύστημα POS. Οι λιανοπωλητές, τα εστιατόρια και οι πάροχοι υπηρεσιών επωφελούνται ιδιαίτερα από την αυτοματοποίηση και τα δεδομένα σε πραγματικό χρόνο που προσφέρουν τα συστήματα POS.

Ε: Πώς βοηθούν τα συστήματα POS στη διαχείριση των αποθεμάτων;
Α: Τα συστήματα POS ενημερώνουν αυτόματα τα επίπεδα των αποθεμάτων μετά από κάθε πώληση και μπορούν να στέλνουν ειδοποιήσεις όταν τα είδη εξαντλούνται, βοηθώντας τις επιχειρήσεις να διατηρούν επαρκή επίπεδα αποθεμάτων.

Ε: Μπορούν τα συστήματα POS να ενσωματωθούν με πλατφόρμες ηλεκτρονικού εμπορίου;
Α: Ναι, πολλά σύγχρονα POS έχουν σχεδιαστεί για να ενσωματώνονται απρόσκοπτα με πλατφόρμες ηλεκτρονικού εμπορίου, επιτρέποντας στις επιχειρήσεις να διαχειρίζονται τόσο τις online όσο και τις offline πωλήσεις σε ένα σύστημα.